Récemment, l’un de nos fidèles clients nous a appelés un mercredi soir à 19 heures pour nous engager pour organiser une fête d’anniversaire. Le seul hic, c’est que la fête devait avoir lieu le lendemain à 17 heures! Dire qu’organiser une fête d’anniversaire en moins de 24 heures était un défi serait un euphémisme. Mais grâce à notre formidable équipe de fournisseurs, nous y sommes parvenus!
En toute honnêteté, nous préférons être prévenus plus longtemps à l’avance avant d’organiser un événement. C’est principalement dans votre intérêt en tant que client! Il nous est difficile de rassembler tout ce dont nous avons besoin pour rendre votre événement aussi parfait et beau que possible sans au moins quelques jours de préavis. Cela étant dit, nous avons pris un certain nombre de mesures pour nous assurer que la fête d’anniversaire de ce client serait à la hauteur de nos standards habituels. Lisez la suite pour savoir quelles étaient ces mesures et comment vous pouvez bénéficier de notre aide et de notre expertise pour planifier votre prochain événement!
Organiser une fête d’anniversaire de dernière minute
Tout d’abord, nous avons pu répondre à la demande de dernière minute de notre client parce que c’était un jour de semaine. Le week-end, il n’est tout simplement pas possible de planifier un événement dans un laps de temps aussi court. Les magasins ont tendance à fermer plus tôt, et le dimanche, ils ne sont pas ouverts du tout. D’autres entreprises sont complètement fermées le week-end. Ou encore, elles ont déjà des engagements pour d’autres événements tels que des mariages. Le fait que la fête d’anniversaire ait eu lieu pendant la pandémie a également contribué à ce que les prestataires ne soient pas aussi occupés que d’habitude.
Ceci étant dit, la première étape de notre plan d’action a été d’appeler Olga de Lilas & Rose. C’est l’une de nos fournisseurs habituels pour les fleurs, et elle a brillamment relevé le défi! Le lendemain matin, elle s’est levée tôt pour obtenir des fleurs dans la palette de couleurs dont nous avions besoin, car il n’y avait pas assez de temps pour passer des commandes spéciales. Sans surprise, les arrangements floraux qu’elle a réalisés ont été l’un des points forts de l’événement!
Ensuite, nous avons appelé Spark Events pour engager un DJ et un saxophoniste. Nous avons également rédigé un long email à Options, la société de location avec laquelle nous travaillons, et nous avons pris contact avec chaque membre de l’équipe ayant travaillé avec nous en 2019 et 2020. Au final, nous avons constitué une équipe fantastique de cinq personnes pour assurer la mise en place de l’événement et tenir le bar! Un grand bravo à notre barman qui est arrivé à la fête directement depuis un autre travail. Dès son arrivée, il a commencé à servir du champagne aux invités. Nous sommes très reconnaissants envers les amis qui sont venus nous prêter main forte pour que cette fête d’anniversaire soit un succès!
Préparatifs du jour de la fête
Après seulement 3-4 heures de sommeil, nous nous sommes attelés aux préparatifs de la fête d’anniversaire! Nous avons loué un camion pour transporter toute la décoration et les équipements nécessaires sur le lieu de l’événement, y compris un bar, une table, des chaises et de la verrerie. À la demande de notre client, nous avons également commandé des plats à emporter chez IZUMI. Bien que les mets n’aient pas étés concoctés sur place, notre équipe est restée en action tout au long de l’événement. En l’absence de personnel de service, nous avons réchauffé les plats, dressé les assiettes et servi les invités. Nous sommes fiers de notre polyvalence, et faisons toujours le nécessaire pour mener à bien n’importe quelle tâche!
Nous avons passé la matinée au téléphone avec nos incroyables fournisseurs et les membres de l’équipe, afin de finaliser les détails et le planning de livraison. Ensuite, nous avons parcouru 120 km aller-retour pour récupérer 100 ballons géants. De retour à Genève, nous avons fait un saut rapide à notre espace de stockage pour récupérer l’hélium, les bougies et le matériel de bar. Contre toute attente, nous sommes parvenus à arriver sur le lieu de l’événement à 15 heures pour commencer la mise en place. Et fidèles à notre planning, tout était prêt à 17 heures pile!
Dans la précipitation, nous avons oublié de prendre de magnifiques serviettes de table à motif floral dans notre espace de stockage, et nous n’avons pas pensé à acheter des glaçons! Heureusement, le grand-père de Loukia habitant près de la propriété de notre client, il a pu nous apporter des serviettes blanches de chez lui et une généreuse provision de glaçons. La famille à la rescousse! De plus, la mise en place s’est faite si rapidement que nous n’avons réussi à prendre que deux photos et une courte vidéo de la décoration. Néanmoins, nous sommes très fiers de comment s’est déroulé cette fête d’anniversaire!
L’importance d’un organisateur
En regardant les photos, on pourrait penser qu’il est facile d’organiser un événement en 24 heures. Mais croyez-nous, ce n’est pas le cas! Même avec une dizaine d’années d’expérience dans l’événementiel, il nous a fallu une semaine pour nous remettre du stress lié à l’organisation de cette fête d’anniversaire dans un délai si court!
En fin de compte, l’organisation d’un événement de dernière minute est une tâche que seuls des professionnels expérimentés peuvent accomplir. Nous savons comment être rapides et efficaces sous pression. Plus important encore, nous disposons d’un réseau de fournisseurs à portée de main, prêts à intervenir immédiatement en cas de besoin!
Pour nous parler de votre prochain événement, remplissez notre formulaire de contact ici. Si vous souhaitez que nous organisions votre mariage, visitez le site Weddings by Loukia et contactez-nous. Nous avons hâte de pouvoir échanger avec vous!